Beleidsplan 2017-2021 onderdeel

Kerkrentmeesters van de Protestantse gemeente Oosthoek te Hulst

Inleiding

Het college van kerkrentmeesters heeft in ruime zin tot doel: “de mogelijkheden scheppen tot de voortgang van de verkondiging van Gods Woord”. Ze doet dit door de kerkenraad te voorzien van de financiële middelen om zowel personeel als goederen op een verantwoorde manier te beheren. Daarbij ligt de nadruk op het inzamelen en op een verantwoorde manier beheren van deze middelen en het onderhoud en het beheer van de gebouwen ten dienste van allerlei kerkelijke activiteiten.

Taken/Activiteiten

  • Beheren van goederen waaronder financiële middelen en gebouwen van de gemeente.
  • Bijhouden van de registers van gemeenteleden en de dooplidmaten en de trouwboeken.
  • Het uitvoeren van het financiële beleid wat betreft het personeel.  Het zorgdragen voor de geldwerving .
  • Het opstellen van een jaarlijkse begroting en jaarrekening.
  • Deelname aan overleg structuren zoals afvaardiging naar de Classis.
  • De kerkenraad adviseren bij het aantrekken van een predikant met betrekking tot de grootte van het dienstverband, of het delen van een predikant met een buurgemeente.
  • Het adviseren van de kerkenraad met betrekking tot het eventueel sluiten, verhuren of verkopen van één of meerdere gebouwen welke onder het beheer staan van dit college.
  • Het adviseren van de kerkenraad met betrekking tot het eventueel verkopen van landbouwgronden.

Beheer gebouwen

Het betreft de volgende gebouwen:
Kloosterzande: De Hof te Zande kerk, Poorthuis en voormalige pastorie.
Hulst: kerkgebouw. Diverse landbouwgronden.
Middels een abonnement op de monumentenwacht voor de kerkgebouwen wordt twee-jaarlijks advies uitgebracht over de staat van onderhoud en adviezen omtrent uit te voeren reparaties/onderhoud/restauraties.
Binnen het college is momenteel bouwkundige kennis aanwezig. Werkzaamheden worden jaarlijks gepland, in een onderhoudsplanning ingebracht en in de begrotingen opgenomen. Bij de aanbesteding van onderhoudswerkzaamheden van meer dan € 1500,- worden er op voorhand offertes opgevraagd bij meerdere bedrijven.

Registers en trouwboek

De dooprol en het trouwboek wordt bijgehouden door predikant. De ledenadministratie vindt plaats met behulp van het Leden Registratie Programma (LRP).

Functies

Voor de praktische uitvoering van de financiële verplichtingen is gekozen voor de uitvoering door een van de kerkrentmeesters. (penningmeester)
De boekhouding wordt door een vrijwilliger gedaan.

Alleen de predikant heeft een dienstverband en wordt via de centrale kas predikantstraktementen van de Protestantse Kerk Nederland afgerekend.
Met de vrijwillige organisten en kosters zal minimaal eenmaal per jaar een evaluatiegesprek plaatsvinden.

Organisten krijgen alleen betaald indien zij een extra dienst verzorgen zoals bijv. rouw- en trouwdienst.
De vergoeding hiervoor wordt jaarlijks vastgesteld door het College van Kerkrentmeesters.

Geldwerving

De voornaamste bronnen van geldwerving zijn:
Vrijwillige bijdragen, collecten, giften, opbrengst verhuur gebouwen, bijdragen via stichting “de Kerk in Klooster”, pachtgelden en verhuur van volkstuintjes.
Voor de Vrijwillige Bijdragen wordt o.a. gebruik gemaakt van de Actie Kerkbalans.
De Prot. gemeente Oosthoek maakt bovendien gebruik van het systeem van collectebonnen. Er is één waarde te weten € 1,00 met 20 bonnen per kaart.

Begroting en Jaarrekening

De begroting wordt jaarlijks gemaakt in het 4e kwartaal en de jaarrekening zo spoedig mogelijk aan het begin van het nieuwe boekjaar. Deze stukken liggen voor de gemeenteleden ter inzage bij de penningmeester van het College van kerkrentmeesters. Voor de boekhouding wordt gebruik gemaakt van het computer programma van “King”.

Verhuur gebouwen

De verhuur van het kerkgebouw zowel in Hulst als in Kloosterzande voor activiteiten anders dan voor kerkdiensten zal zoveel mogelijk worden gestimuleerd. De huurprijs is voor beide kerkgebouwen gelijk en wordt elk jaar vastgesteld door het College van Kerkrentmeesters.

De Hof te Zande kerk is door het gemeente bestuur van Hulst aangewezen als officiële trouwlocatie.
Ook het Poorthuis staat ter beschikking voor verhuur.
De voormalige pastorie wordt verhuurd.

Knelpunten

De volgende punten zijn bekend binnen de gemeente.

  • het vinden van ouderling-kerkrentmeesters blijkt een probleem te zijn.
  • de instroom van geldelijke middelen en de uitstroom vertonen op jaarbasis een substantieel tekort.
  • rentevergoedingen op banksaldi zullen de komende jaren sterk teruglopen, tenzij de rente weer aantrekt.
  • actieve participatie betreft een heel smalle basisgroep.

Taakverdeling

De voorzitter van het College van Kerkrentmeesters (CvK) wordt door het CvK benoemd. Hij/Zij dient , bij voorkeur, ouderling- kerkrentmeester te zijn.
Eén van de CvK leden is benoemd tot secretaris en maakt de vergaderverslagen, draagt zorg voor het archiveren van de stukken en nodigt de leden uit ter vergadering.

Eén van de CvK leden is benoemd tot penningmeester en regelt de inkomende en uitgaande gelden, is verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting en jaarrekening.
Eén van de CvK leden wordt benoemd tot systeembeheerder van het LRP.

Het CvK benoemt degene die namens haar de gebouwenverhuur regelt.
Het CvK benoemt degene die namens haar de pachtzaken regelt. Het CvK draagt de boekhouder ter goedkeuring voor bij de kerkenraad. Zij/hij zorgt voor een tijdige registratie van de in-en uitgaande gelden en overige mutaties in de administratie. De boekhouder regelt alle te innen rekeningen van verhuur en pacht. Stelt mede de begroting- en jaarrekening op.

Het CvK zorgt ervoor dat de jaarstukken tijdig door een onafhankelijke kascontrole commissie zijn gecontroleerd en dient tijdig de gecontroleerde begroting en jaarrekening in bij de Kerkenraad.

Thema

Tweede deel van de restauratie van de monumentale Hof te Zande kerk. Dit betreft het vernieuwen van de leien van het dak op het zuiden.
Het vinden van een duurzame oplossing tot het reduceren van het negatieve resultaat om uiteindelijk tot een positief resultaat te komen.